Benutzerdetails

Auf der Seite Benutzer bearbeiten geben Sie die Benutzerdetails an und legen Einstellungen für den Benutzeraccount fest. Das sind technische Einstellungen wie Zugangsdaten, E-Mail-Einstellungen und Benutzerrechte, sowie Daten zur Person und Angaben, die in Formularen des Benutzers veröffentlicht werden - beispielsweise Kontaktdaten des Sachbearbeiters.

Voraussetzungen:

Bearbeitung der eigenen Benutzerdaten (Zugangsdaten, Kontaktdaten, Formularfelder) ist immer möglich.

Voraussetzungen für Änderungen an anderen Benutzern:

  • Benutzerrecht Benutzer verwalten

  • gegebenenfalls weitere Rechte für Anlegen, Löschen, Gruppenzuweisung, … siehe Benutzerrechte

Eingabemaske Benutzer bearbeiten / Benutzer hinzufügen

Abschnitt Sachbearbeiter

Benutzernummer

Die Benutzernummer wird beim Anlegen eines neuen Benutzers automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.
Sie setzt sich zusammen aus der Mandantennummer und einer fortlaufend vergebenen vierstelligen Nummer.
Beispiel: Mandant 12345678-0001, Benutzer 12345678-0001-0001

Angaben zur Person

Diese Angaben identifizieren den Benutzer in der Benutzerübersicht und Suche.

Feld Funktion

  • Personalnummer (optional)

  • Name (optional)

  • Zimmernummer (optional)

  • Telefon (optional)

  • Telefax (ohne Vorwahl) (optional)

In Formularen können diese Daten automatisch zur Vorbefüllung genutzt werden. Beispielsweise, um Name und Anschrift der sachbearbeitenden Person im Formular anzuzeigen.
Die Vorbefüllung schreibt Daten aus dem Personalisierungsdatensatz in entsprechend konfigurierte Felder im Formular, z. B. aus der Bibliothek FS - Person - sachbearbeitend (vorbefüllt).

Wird in Formularkomponenten vorbefüllt, deren Bezeichnung technisch AS_E-Mail ist.

An diese Adresse werden die auf den Benutzer bezogenen Benachrichtigungen des Kundenbereichs geschickt, z. B. zum Passwort zurücksetzen.
Die Benachrichtigungsadresse wird nicht in Formularen angezeigt.

Schaltfläche Bei Änderungen im Kundenbereich benachrichtigen

Abschnitt Amt/Abteilung

Diese Angaben sind optional und dienen in Formularen zur Vorbefüllung.

Feld Funktion

  • Amt/Abteilung (optional)

  • Straße/Postfach (optional)

  • PLZ (optional)

  • Ort (optional)

In Formularen können diese Daten automatisch zur Vorbefüllung genutzt werden. Beispielsweise, um Name und Anschrift der sachbearbeitenden Person im Formular anzuzeigen.
Die Vorbefüllung schreibt Daten aus dem Personalisierungsdatensatz in entsprechend konfigurierte Felder im Formular, z. B. aus der Bibliothek FS - Person - sachbearbeitend (vorbefüllt).

Abschnitt Formularfelder

Feld Funktion

  • Aktenzeichen (optional)

In Formularen können diese Daten aus dem Personalisierungsdatensatz automatisch zur Vorbefüllung genutzt werden, sofern entsprechend konfigurierte Felder vorhanden sind.

Von dieser Adresse werden die Benachrichtigungen des Kundenbereichs bei eingegangenen Formularen versendet.

Hinweise zum E-Mail-Versand durch den Formularserver

E-Mail Empfänger
Hinweise zu den verschiedenen E-Mail-Feldern

An diese Adresse werden die Benachrichtigungen des Kundenbereichs bei eingegangenen Formularen versendet.

  • Kopfzeile (optional)

  • Antragsteller Ort (optional)

  • Anschrift einzeilig (optional)

  • Anschrift klein (optional)

  • Anschrift groß (optional)

  • Ort/Datum einzeilig (optional)

  • Ort/Datum zweizeilig (optional)

  • Rechtsbehelfsbelehrung (optional)

In Formularen können diese Daten aus dem Personalisierungsdatensatz automatisch zur Vorbefüllung genutzt werden, sofern entsprechend konfigurierte Felder vorhanden sind.

Abschnitt Rollen / Rechte

Benutzerrechte werden entweder als Einzelrechte oder über eine Benutzerrolle zugewiesen.
Benutzerrollen umfassen Rechtezusammenstellungen, die Sie zentral verwalten und Benutzern mit einem Klick zuweisen können.

Benutzerrollen und Einzelrechte können nicht gleichzeitig an einen Benutzer vergeben werden. Werden einzelne Rechte freigeschaltet, wird die Rollenzuordnung entfernt und umgekehrt: Eine neu zugeordnete Benutzerrolle entfernt einzeln vergebene Rechte.

Mehr zu den Standard-Benutzerrollen, eigene für den Mandanten angelegte Benutzerrollen und zu Einzelrechten: Artikel Benutzerrollen verwalten.

Abschnitt Gruppen

Benutzergruppen dienen dazu, Benutzer zusammenzufassen. Zum Beispiel ist in der Mandanten-Benutzerübersicht die Gruppe ein Suchkriterium.
Für Benutzergruppen kann durch eine Sortimentsauswahl eine Einschränkung des Zugriffs auf Artikel festgelegt werden.

Mehr zum Thema Benutzergruppen im Artikel Benutzergruppen verwalten.

Abschnitt Zugangsdaten

Hier können Sie den Benutzernamen und das Passwort ändern.
Administratoren steht die Schaltfläche Passwort zurücksetzen zur Verfügung, die an den Benutzer eine E-Mail versendet, mit einem Link zum Zurücksetzen des Passwortes.

Der Benutzername kann statt der Benutzernummer zum Login und zum Zurücksetzen des Passwortes verwendet werden. Der Standard-Benutzername ist die Benutzernummer.

Vorgaben des Benutzernamens:

  • 2 - 50 Zeichen

  • erlaubte Zeichen: Zahlen, Buchstaben

  • keine Sonderzeichen

Vorgaben des Passworts:

  • mindestens acht Zeichen lang

  • mindestens eine Zahl

  • mindestens je ein Groß- und Kleinbuchstabe

Abschnitt Sicherheit

Diese Funktion ist ab Version 4.114.0 verfügbar.

Mit der Lizenz Security-Paket können Sie selbst E-Mail-Verschlüsselung S/MIME für den Benutzer konfigurieren.

Laden Sie Ihr öffentliches Zertifikat im .pem-Format hoch, wählen Sie den Verschlüsselungsalgorithmus aus und speichern Sie den Benutzerdatensatz.

Sie erhalten von Veröffentlichungen mit diesem Benutzer die Benachrichtigungs-E-Mails verschlüsselt, sofern die E-Mails Formulardaten enthalten. Dazu wählen Sie in der Veröffentlichungskonfiguration Einreichungsdaten im Anhang. Benachrichtigungen mit Login-Links zum Download der Einreichungsdaten werden nicht verschlüsselt.