Vorbefüllung von PDF-Formularen
Veröffentlichte PDF-Formulare können zum Startzeitpunkt bereits (teil-)vorbefüllt werden. Hierzu steht dem Ersteller des PDF-Formulars die Möglichkeit einer Vorbefüllung über Übergabeparameter im Link, speziell hinterlegte Felder für die eID Befüllung oder über Daten des Sachbearbeiters.
Vorbefüllung über einen Parameter im Link
Hat sich der Ersteller dafür entschieden ein PDF-Formular mittels einem Übergabeparameter vorbefüllen zu lassen, muss ein Übergabeparameter an den veröffentlichten Link angehängt werden.
Ein Übergabeparameter besteht aus folgenden Elementen:
Feldbezeichnung:
AS_PLZ („Bezeichnung technisch“ der Komponente)
Dieser Übergabeparameter sieht dann wie folgt aus: AS_PLZ=76137
Befüllen weniger Felder
Sollen nur ein bis zwei Formularfelder vorbefüllt werden, kann der Link zum PDF-Formular um entsprechende Übergabeparameter ergänzt werden.
Zum Beispiel bei einem Ausgangslink der folgenden Form:
https://pdf.form-solutions.net/forms/frm/TNmT9vxjnc1fx6pfTpMggFkCvP3m44t5
Ergibt sich folgender Link mit Vorbefüllung:
https://pdf.form-solutions.net/forms/frm/TNmT9vxjnc1fx6pfTpMggFkCvP3m44t5?AS%5FPLZ=76137
Befüllen mehrerer Felder
Sollen nun statt einem Formularfeld, mehrere Formularfelder vorbefüllt werden, muss der Link mit den Feldbezeichnungen ergänzt werden. Das sieht z. B. wie folgt aus
Originallink des PDF-Formulars:
https://pdf.form-solutions.net/forms/frm/TNmT9vxjnc1fx6pfTpMggFkCvP3m44t5
Parameter1:
AS_Vorname=Max
Parameter2:
AS_Nachname=Mustermann
Ergibt:
https://pdf.form-solutions.net/forms/frm/TNmT9vxjnc1fx6pfTpMggFkCvP3m44t5?AS_Vorname=Max&AS%5FNachname=Mustermann
Die Übergabeparameter setzen sich wie folgt zusammen (Beispiel Parameter + Wert):
| „Bezeichnung technisch“ | Wert |
|---|---|
Vorname |
Max |
Um bei der Befüllung mittels einem Link ein Leerzeichen zwischen zwei Werte zu setzen, muss das Zeichen "+" gesetzt werden.
Dies würde dann wie folgt beispielsweise aussehen https://pdf.form-solutions.net/forms/frm/TNmT9vxjnc1fx6pfTpMggFkCvP3m44t5?AS%5FOrt=Mustermann+Rheinhafen***
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Vorbefüllung durch eID
Eine weitere Möglichkeit der Vorbefüllung von Daten in einem PDF-Formular kann mit der Hilfe des elektronischen Personalausweises (eID) ermöglicht werden. Hierbei werden die entsprechende Daten, die sich auf dem elektronischen Personalausweis befinden, direkt beim Start des PDF-Formulars in die Formularfelder vorbefüllt. Hierzu muss bei der Konfiguration der Veröffentlichungsparameter des PDF-Formulars die Auswahl „NPA-Nutzung“ auf „Ja“ oder „Optional“ ausgewählt werden. Weiterhin müssen beim Erstellen des PDF-Formulars die entsprechenden Komponenten richtig benannt werden.
Folgende Felder werden über die eID-Funktion befüllt und müssen dementsprechend benannt werden:
| Ausführliche Benamung |
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Vorbefüllung durch Sachbearbeiterdaten/Mandantendaten
Einen Teil der Formularfelder werden bereits beim Starten des PDF-Formulars mit den hinterlegten Benutzerdatensätzen/Mandantendatensätzen des bei der Veröffentlichung hinterlegten Sachbearbeiters/Mandantens vorbefüllt.
Hierzu müssen die Formularfelder beim Erstellen wie folgt benannt werden:
| Rubrik | Sachbearbeiterfeld/Mandantenfeld | Ausführliche Benamung |
|---|---|---|
Stammdaten |
Gemeindekennzahl |
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Formularfelder |
Rechtsbehelfsbelehrung |
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Stammdaten |
Behörde/Firma |
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Amt/Abteilung |
PLZ |
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Formularfelder |
Kopfzeile |
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Sachbearbeiter |
Name |
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Sachbearbeiter |
Zimmernummer |
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Sachbearbeiter |
Telefon |
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Sachbearbeiter |
Telefax (ohne Vorwahl) |
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Sachbearbeiter |
E-Mail-Adresse |
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Sachbearbeiter |
Straße/Postfach |
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Amt/Abteilung |
Amt/Abteilung |
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Formularfelder |
Aktenzeichen |
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Formularfelder |
Anschrift groß |
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Formularfelder |
Ort/Datum einzeilig |
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Formularfelder |
Ort/Datum zweizeilig |
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Formularfelder |
Antragsteller PLZ |
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Formularfelder |
Antragsteller Ort |
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